La herramienta de análisis de consecuencias
Esta técnica se utiliza para reflexionar sobre aquellas cosas que podrían salir mal una vez que se han identificado dos o tres alternativas de solución. De hecho, también ayuda a hacer un análisis más profundo de la situación cuando la opción ya ha sido seleccionada.
Como se aprecia, en el recuadro superior de descripción de la opción se anota la que parece más atractiva entre todas —si hubiese más de una opción seleccionada se planteará un recuadro por cada una—. Y en el recuadro inmediato inferior se registran las situaciones que podrían salir mal en caso se implementase la opción mencionada.
Al mismo tiempo, es necesario dejar en blanco cierto número de recuadros para que el equipo identifique las razones por las podrían suceder esas situaciones negativas. Luego, más abajo, se puede analizar lo que los colaboradores podrían hacer para evitarlo —que, además, guarda relación directa con cada una de las razones—. Las dimensiones del esquema variarán según los puntos que identifique cada equipo.
El análisis de consecuencias es útil cuando se necesita sustentar la propuesta de una opción o alternativa de solución ante las jefaturas o la alta dirección de la compañía. Desde esa perspectiva, esta herramienta provee información que ayudará a los equipos a anticiparse a lo que podría salir mal —de aplicarse dicha opción— sin olvidar fundamentar sus razones y las formas de evitarlas.
Las relaciones como parte del análisis de consecuencias
Llegados a este punto, es necesario recordar que, al momento de valorar las consecuencias y pasar a la implementación de la alternativa, es fundamental analizar qué áreas y quiénes podrían verse afectados —de manera positiva y negativa— por la decisión.
En caso de un inevitable impacto negativo con ciertos colaboradores específicos o un departamento, se recomienda establecer un proceso intenso de comunicación para anunciar previamente lo que está en juego y lo que se ha decidido implementar en términos corporativos. De esta manera, esas personas podrán estar alertas e incorporar su perspectiva y análisis al proceso de toma de decisiones de una manera que no se conviertan en un obstáculo para la ejecución de la opción y no provoquen un desgaste —en términos políticos— en los equipos y la empresa propiamente dicha.
3.6.3 La elección de la mejor alternativa
Una vez utilizadas todas las herramientas de resolución de problemas, de análisis de las alternativas y de consecuencias, la toma de decisiones —que implica seleccionar la mejor alternativa para implementarla— ya es un proceso relativamente sencillo, bien estructurado y numérico. En otras palabras, las decisiones caerán por su propio peso.
3.6.4 La implementación – El monitoreo
Cuando ya se ha decidido la opción más adecuada para resolver el problema es preciso diseñar un plan de implementación y de programación de actividades. Una herramienta apropiada para esto es el diagrama de Gantt.
El diagrama de Gantt
Es un gráfico que establece el orden y las etapas en que deben ejecutarse las tareas y actividades de un proyecto. Así, permite vigilar el cumplimiento de un proyecto en el tiempo y determinar los avances en periodos establecidos previamente.
Estos son los pasos para su aplicación:
- Identificar y registrar todas las acciones que se deben realizar para cumplir con un proyecto.
- Determinar la secuencia de ejecución de las acciones.
- Definir los responsables de la ejecución de cada acción.
- Escoger la unidad de tiempo adecuada para trazar el diagrama.
- Estimar el tiempo que se requiere para ejecutar cada acción.
- Trasladar la información anterior a las casillas correspondientes en el diagrama.
El diagrama de Gantt permite compartir información y, con ello, ayuda al equipo a estar enfocado en un solo documento que resuma las actividades y los plazos de cumplimiento. También puede incluir algunos indicadores de medición como metas concretas para cada actividad y, por supuesto, los responsables de ellas. Es más, una vez ya diseñado sirve para hacer el monitoreo del plan de implementación de la opción más adecuada para el problema corporativo o el proyecto.
